10-Year Audit Log Retention – שימור יומני ביקורת ב־Microsoft 365

למה מיועד תוסף 10-Year Audit Log Retention?

התוסף מאפשר לארגונים מתאימים להגדיר במדיניות Microsoft Purview Audit שמירת רשומות ביקורת של פעולות משתמשים לתקופה ארוכה, עד עשר שנים. הוא מיועד לצרכי חקירה, בקרה או שמירת ראיות, כאשר הארגון הגדיר איזה מידע נדרש ולכמה זמן. הוא אינו שירות גיבוי לקבצים או לדואר, ואינו מחליף מדיניות שמירה משפטית או עסקית.

מהו תנאי הרישוי?

לפי Microsoft, משתמש שהפעילות שלו אמורה להישמר לעשר שנים חייב ברישוי בסיס מתאים ל־Purview Audit (Premium), כגון חבילת E5 זכאית או תוסף מתאים, ובנוסף ברישיון 10-Year Audit Log Retention. עצם קיום הרישיון בארגון אינו מאריך אוטומטית את כל הרשומות לעשר שנים: מנהל מערכת צריך להגדיר מדיניות שמירה החלה על המשתמשים וסוגי הפעילות הרלוונטיים. הזכאות המדויקת למסלולי חינוך או עובדי קו ראשון תיבדק מול תנאי Microsoft בעת ההצעה.

מהן מגבלות חשובות?

מדיניות שמירה אינה חלה רטרואקטיבית על רשומות שכבר נוצרו לפני הגדרתה. רשומות שנוצרות על ידי ישויות שאינן משתמשים עשויות להיות כפופות לתקופת שימור קבועה אחרת, גם אם יש תוסף למשתמשים. מדיניות מותאמת קצרה יותר יכולה לקבל קדימות על פני ברירת המחדל, לכן חשוב לבדוק את כללי העדיפות לפני הפעלה.

מה נבדוק להצעה?

• מטרת השמירה: סוגי הפעילות והשירותים שעליהם נדרשת ביקורת, והתקופה הנדרשת בפועל.
• משתמשים ורישוי: מספר המשתמשים הרלוונטיים, חבילות הבסיס והתוספים הקיימים בדייר.
• מדיניות קיימת: הגדרות Purview Audit, עדיפויות המדיניות ותקופות שמירה שכבר חלות.
• תפעול: מי יגדיר מדיניות, מי יהיה רשאי לחפש ולייצא רשומות, ואיך תתבצע בקרה שוטפת.

הדף מתאר את משפחת התוסף בלבד. התאמת מק״ט, הזכאות והכמות ייקבעו בבדיקה פרטנית; אין הבטחה שכל פעילות בארגון תישמר אוטומטית לעשר שנים.

שאלות נפוצות

האם ניתן לשמר בדיעבד יומנים משנה קודמת?

לא באמצעות שינוי מדיניות נוכחי. Microsoft מציינת שמדיניות חדשה אינה מאריכה בדיעבד את חיי הרשומות שכבר נקלטו.

האם יש צורך להגדיר מדיניות לאחר הרישוי?

כן. יש להגדיר מדיניות מתאימה ב־Microsoft Purview ולבדוק שהיא חלה על הרשומות הרצויות.

מקורות רשמיים: ניהול מדיניות שימור יומני ביקורת של Microsoft ו־סקירת Purview Audit ותנאי התוסף.

לקריאה נוספת: בעת בחירת הרישוי אפשר לעיין גם ב־Microsoft Purview Suite – התאמת רישוי להגנת מידע ותאימות. התאמת המוצר, הזכאות ותנאי ההצעה נבדקים בנפרד לכל בקשה.