Microsoft 365 eDiscovery, Audit ו־Office 365 DLP לחינוך ולעמותות – מדריך רישוי

מה ההבדל בין eDiscovery, ‏Audit ו־DLP?

שלושת התחומים מסייעים לארגון לנהל מידע, אך כל אחד עונה על שאלה אחרת. Microsoft Purview eDiscovery נועד לאיתור, שימור, איסוף ובדיקה של תוכן במסגרת מקרה חקירה או צורך משפטי. Microsoft Purview Audit מסייע לבדוק פעולות ואירועים שנרשמו בשירותים, בהתאם לרמת הרישוי ולמדיניות השמירה. Data Loss Prevention (DLP) מזהה מידע רגיש ומפעיל עליו כללי מדיניות, למשל התראה או הגבלת שיתוף, בהתאם למיקום המידע ולהגדרות הארגון. רכישת מסלול בתחום אחד אינה הוכחה שכל יכולות התחומים האחרים כלולות בו.

eDiscovery ו־Audit: חקירה, שימור ורישום פעולות

לפי תיעוד Microsoft, יכולות eDiscovery מתקדמות במרכז Microsoft Purview תומכות בעבודה עם מקרים, מקורות מידע וערכות סקירה; יכולות Audit מתקדמות מרחיבות את המידע והאפשרויות לחקירת אירועים, לפי המסלול. מוסדות חינוך עשויים להשתמש בכלים אלה לבדיקת אירועי אבטחה או לטיפול בבקשות חקירה מוסמכות. אין בכך המלצה משפטית או הבטחה לעמידה בדרישה רגולטורית מסוימת.

יש להבחין בין מי שמנהל את מקרה החקירה לבין המשתמשים שהמידע שלהם נבחן. Microsoft מפרטת הרשאות ייעודיות למנהלי eDiscovery, וכן דרישות רישוי למשתמשים שנותנים את המידע לניתוח כאשר מופעלות יכולות Premium. לכן מספר חוקרים קטן אינו קובע לבדו את מספר הרישיונות הדרוש. אם נדרשת תקופת שמירת יומני ביקורת ארוכה במיוחד, נבדוק בנפרד את תוסף שמירת יומני Audit לעשר שנים; אין להניח שהוא כלול בכל תוסף eDiscovery/Audit.

Office 365 DLP: מדיניות למידע רגיש

מדיניות DLP ב־Microsoft Purview יכולה לזהות סוגי מידע רגיש ולהגדיר תגובה לפעולה, כגון דיווח, אזהרה או חסימה, במיקומים שהארגון בחר ושהמסלול שלו תומך בהם. הדוגמאות בתיעוד Microsoft כוללות שירותים כגון Exchange Online, ‏SharePoint ו־OneDrive; תמיכה ב־Teams ובמיקומים נוספים תלויה ברישוי, בתצורה וביכולת הספציפית. DLP אינו תחליף לניהול מקרה eDiscovery או למסלול שמירת Audit.

תכנון המדיניות מתחיל בשאלה איזה מידע רגיש מבקשים להגן עליו, היכן הוא נמצא, מי אמור לעבוד בו ואילו שיתופים מותרים. לפני הפעלה רחבה מומלץ להגדיר בעלי תפקידים, לבדוק את התאמת המדיניות לתהליכי העבודה ולבחון את תוצאותיה בטננט.

אילו סוגי רישוי נבחן?

נבחן בנפרד רישוי eDiscovery ו־Audit למוסדות חינוך, רישוי eDiscovery ו־Audit לעמותות, ותוספת Office 365 DLP לעמותות. אלה סוגי שימוש שונים; שם המסלול אינו מאשר זכאות, תכונות כלולות או זמינות לרכישה.

• מוסדות חינוך – eDiscovery/Audit: נברר את סוג המוסד, מנוי הבסיס, אוכלוסיית המשתמשים והתכונות הדרושות.
• עמותות – eDiscovery/Audit: נבדוק זכאות לתוכניות Microsoft for Nonprofits ואת תנאי הרישוי הרלוונטיים.
• עמותות – Office 365 Data Loss Prevention: נבדוק בנפרד את רישוי הבסיס, מיקומי המידע והמדיניות הנדרשים.

לפני הצעה אישית נאמת את המסלול, יחידת החיוב, תקופת המינוי ותנאי הרכישה בהתאם ללקוח ולמועד הבקשה.

מה נבדוק לפני הצעת רישוי?

• האם הארגון הוא מוסד חינוך או עמותה, ומה מצב אימות הזכאות שלו אצל Microsoft?
• מהם מנויי Microsoft 365 או Office 365 הקיימים, אילו רישיונות Purview כבר משויכים, ומהו הסכם הרכישה?
• ב־eDiscovery/Audit: כמה משתמשים והיכן נמצא המידע שייבדק; מי יבצע את החקירה; אילו תכונות ושמירת יומנים נדרשות?
• ב־DLP: אילו סוגי מידע רגיש, כללי טיפול, שירותים ומיקומים נדרשים, כגון Exchange, ‏SharePoint, ‏OneDrive או Teams?
• מהי מדינת הטננט ותקופת הרישוי המבוקשת, והאם יש ללקוח שם מסלול או קוד מוצר שחשוב לבדוק?

לאחר קבלת הפרטים PC Online תצליב בין התרחיש, מנויי הבסיס, זכאות המגזר ותנאי המסלול הזמין במועד הפנייה, ותשלח הצעה אישית במערכת ההצעות הקיימת. בעמוד זה אין מחיר פומבי או התחייבות לזמינות מסלול מסוים.

שאלות נפוצות

האם eDiscovery ו־Audit כוללים גם DLP?

לא ניתן להסיק זאת משם ההצעה. אלה יכולות שונות, ויש לבחון את רישוי DLP בנפרד. נבדוק את זכויות הטננט והמסלול המבוקש לפני הצעה.

האם תוסף מחליף מנוי Microsoft 365 או Office 365 בסיסי?

אין להניח כך. תוספים כפופים למנויי בסיס ולכללי זכאות ספציפיים. נבדוק את המנוי הקיים ואת תנאי Microsoft עבור הקוד המדויק.

האם מספיק לרשיין רק את מנהלי החקירה?

לא בהכרח. תיעוד Microsoft מבחין בין הרשאות של חוקרים לבין רישוי של משתמשים שהמידע שלהם מנותח ביכולות eDiscovery מתקדמות. יש להעריך את אוכלוסיית המידע ואת סוג הפעולה לפני קביעת הכמות.

האם עמותה זכאית אוטומטית לתמחור ייעודי?

לא. זכאות למסלולי Microsoft for Nonprofits דורשת בדיקה ואימות לפי תנאי Microsoft. גם לאחר אימות הארגון, יש לבדוק את זמינות ההצעה הספציפית והסכם הרישוי.

מקורות Microsoft: הרשאות ודרישות רישוי ב־eDiscovery; eDiscovery ו־Audit בחינוך; מבוא ל־DLP; מיקומים והגדרות מדיניות DLP; זכאות Microsoft for Nonprofits.