ארכיון Xerox כולל מדפסות משרדיות, טונרים ויחידות תוף. ברכישת חומר מתכלה התחילו במספר הדגם שעל המדפסת, ולא בשם המותג בלבד. טונר 006R04403 מיועד במשפחת B225/B230/B235, בעוד סדרות C230/C235, ‏C310/C315 ו־VersaLink משתמשות בפריטים אחרים. גם טונר שחור וטונר צבעוני לאותה משפחה נושאים מק״טים שונים. לפני הזמנה השוו את מספר הפריט המלא לרשימת המדפסות התואמות בכרטיס ובמדריך היצרן.

תפוקת דפים נקובה היא בסיס להשוואה, אך תלויה בכיסוי הדף ובאופן השימוש. חלק מהמדפסות משתמשות ביחידת תוף נפרדת מהטונר, ולכן כדאי לחשב עלות מתכלים לאורך זמן ולא רק מחיר מחסנית אחת. אם מדפיסים הרבה, בררו אם קיימות תפוקות שונות לאותה משפחת מכשירים ומה מתאים לקצב העבודה הצפוי.

במדפסת חדשה הגדירו צבע או שחור־לבן, גודל נייר, הדפסה דו־צדדית, סריקה ופקס לפי הצורך האמיתי. בדקו חיבור לרשת, מקום פיזי, ניהול משתמשים ותדירות החלפת מתכלים. בדגמי B235, ‏C315 או VersaLink שברשימה, ההבדלים בין התצורות מחייבים בדיקה בדף המק״ט לפני השוואת מחיר והזמנה. שמרו את מספר הדגם ותצלום תווית המדפסת כדי להקל על הזמנה חוזרת של מחסנית מתאימה.